La fonction administrative et la direction

Introduction

La tâche essentielle de la direction générale est d’identifier la mission de l’entreprise, de fixer les objectifs et de mettre en œuvre les moyens nécessaires pour les atteindre ; ainsi, elle réduira au maximum l’insécurité dans laquelle sont placés les cadres ou certains cadres quand ils ont à prendre une décision ou à faire preuve d’initiative.

Le leader doit avoir un esprit d’entrepreneur au sens large : un souci de cohérence, la recherche d’une harmonie de relations entre les individus, une capacité à mobiliser des contributions à l’effort collectif, à mobiliser ses « troupes ».

Tel un chef d’orchestre, le leader doit avoir le talent de percevoir l’ensemble à travers les détails.

La fonction administrative et de direction est celle qui est chargée de dresser le programme général d’action de l’entreprise, de constituer le corps social, de coordonner les efforts et d’harmoniser les actes.

La fonction administrative

Nous avons vu dans la série précédente qu’une fonction est un groupe d’opération à accomplir, Elle constitue un ensemble d'activités ayant un objectif commun.  C'est donc une réalité abstraite.

Dans les petites entreprises, la fonction administrative est assurée par le patron, le directeur, la gestion de l’entreprise est donc assurée par une seule personne.

Dans les grandes entreprises, la fonction administrative sera répartie sur les différents niveaux hiérarchiques, la direction générale conservant la « gouvernance » de l’entreprise. 

La fonction administrative a pour tâche de mener à bien la gestion de l’entreprise, son rôle est donc de prévoir, organiser, commander, coordonner et contrôler.

Administrer, c’est prévoir, organiser, commander, coordonner et contrôler.

Prévoir

Prévoir, c’est à la fois évaluer l’avenir et le préparer ; prévoir c’est déjà agir.

 La prévoyance peut se manifester de différentes manières, toutefois, l’instrument le plus efficace, c’est le programme d’action.

Le programme d’action facilite l’utilisation des ressources de l’entreprise et le choix des meilleurs moyens à employer pour arriver au but.

La préparation d’un programme d’action est l’une des opérations les plus importantes et les plus difficiles de l’entreprise.

Le programme d’action repose :

• sur les ressources de l’entreprise (outillage, matières premières…)
• sur la nature et l’importance des opérations en cours
• sur les possibilités d’avenir.

La confection d’un bon programme d’action nécessite plusieurs qualités chez le personnel dirigeant :

• l’art de manier les hommes (il faut d’habiles manieurs d’hommes ne craignant ni la peine, ni les responsabilités) ;
• beaucoup d’activité (une attention continuelle) ;
• un certain courage moral (il faut concilier la prudence avec l’obligation de faire tout ce qui est en son pouvoir pour atteindre le meilleur résultat possible)
• une certaine compétence dans la spécialité professionnelle de l’entreprise et une certaine expérience générale des affaires. 

Organiser

Organiser une entreprise, c’est la munir de tout ce qui est utile à son fonctionnement : matières, outillage, capitaux, personnel

Le personnel est appelé le corps social.  Un corps social est un ensemble de personne.   Dans une entreprise, le corps social est certes composé des salariés en tant que personnes physiques, mais bien plus encore du lien intellectuel qui les unit.

Organiser consiste à :

•  veiller à l’exécution du programme d’action,
• établir une direction compétente,
• concerter les actions et coordonner les efforts,
• définir les attributions,
• encourager le goût des initiatives et des responsabilités,
• faire observer la discipline,
• faire tout contrôler…

Généralement, la forme du corps social dépend :

•  du nombre d’agents de l’entreprise (quand le nombre d’ouvriers augmente, un contremaître ou un intermédiaire apparaît), organiser consiste aussi à déléguer l’autorité et les responsabilités.
• de l’activité de l’entreprise (dans les entreprises industrielles, c’est le service technique qui est prépondérant ; dans les entreprises commerciales, c’est le service commercial).

Commander

Le commandement a pour mission de faire fonctionner le corps social.

Cette mission se répartit entre les divers chefs de l’entreprise, chacun ayant la charge et la responsabilité de son unité.  Le but du commandement étant de tirer le meilleur parti des agents qui composent son unité.  

Commander implique aussi le recrutement et la formation des cadres de l’entreprise.

•  Le recrutement consiste à se procurer les agents nécessaires à la constitution du corps social. 

Le recrutement fait partie des opérations les plus importantes et les plus difficiles pour l’entreprise. Il influe beaucoup sur sa destinée.

Le recrutement représente un « investissement » dont le dirigeant doit être conscient.  Cet investissement consiste dans le salaire bien sûr mais aussi les frais complémentaires : surface de travail ou de bureau, matériel divers,… auxquels s’ajoute la formation continuée.

• La formation constitue également une opération importante.

Le bon agent (technique, commercial, financier, administratif ou autre) n’est pas un produit spontané de la nature.  Pour qu’il existe, il a fallu le former et cette formation représente généralement de longs et laborieux efforts auxquels participent la famille, l’école, l’entreprise et l’Etat.

L’entreprise doit également investir dans une formation continuée.

Coordonner

Coordonner, c’est mettre de l’harmonie entre tous les actes d’une entreprise de manière à en faciliter le fonctionnement et le succès.

• Coordonner c’est donner à l’organisme matériel et social de chaque fonction les proportions qui conviennent pour qu’elle puisse remplir son rôle sûrement et économiquement.  
• Coordonner c’est tenir compte, dans une opération quelconque (technique, commerciale, financière) des obligations et des conséquences que cette opération entraîne pour toutes les fonctions de l’entreprise.  
• Coordonner c’est proportionner les dépenses aux ressources financières, l’ampleur des immeubles et de l’outillage aux besoins de fabrication, les approvisionnements à la consommation, les ventes à la production.
• Coordonner c’est en fait donner aux choses et aux actes les proportions qui conviennent, adapter les moyens au but.

Contrôler

Le contrôle consiste à vérifier si tout se passe conformément au programme adopté, aux ordres donnés et aux principes admis.

 Il a pour but de signaler les fautes et les erreurs afin qu’on puisse les réparer et en éviter le retour.  Il s’applique à tout, aux choses, aux personnes, aux actes.

Au point de vue administratif, il faut s’assurer que le programme existe, qu’il est appliqué et tenu à jour, que le commandement s’exerce selon les principes, que les conférences de coordination se tiennent.  Au point de commercial, il faut s’assurer que les matières entrées et sorties sont exactement appréciées en quantités, qualités et prix, que les inventaires sont bien faits, que les engagements sont bien tenus…

Pour que le contrôle soit efficace, il faut qu’il soit fait en temps utile et suivi de sanctions.

La vision stratgégique d'un patron

Nous avons décrit la fonction administrative dans le chapitre précédent et nous avons vu que diriger c’est conduire l’entreprise vers son but.

Une entreprise est comme un être humain, dans nos vies, nous avons tous un projet, un but, un objectif que nous voulons atteindre tout en sachant que ne sera possible qu’à long terme, dans 10 ans, 20 ans,…

Pour nous permettre de nous accrocher, il nous faut des étapes, des objectifs qu’il sera possible d’atteindre à moyen terme, disons dans les 1 à 5 ans qui viennent.

Mais 5 ans, cela semble bien souvent encore très long et pour nous aider à maintenir nos efforts concentrés vers notre but, il nous faut de petites étapes réalisables à court terme, dans l’année.  Les achever, permettra de concrétiser nos avancée ce qui stimulera et maintiendra notre effort vers le but final.

De la même façon, le patron ou directeur d’entreprise doit établir une stratégie à :

• court terme, c'est-à-dire dans l’année
• moyen terme, c'est-à-dire de 1 à 5 ans
• long terme, c'est-à-dire de 5 à 20 ans

Ces visons stratégiques doivent porter sur les sujets clés de l’entreprise à savoir :

• le domaine financier, établir un bénéfice et un rendement souhaité,
• les produits que l’entreprise va développer et les marchés sur lesquels elle désire s’implanter,
• l’organisation de l’entreprise, la gestion du personnel, l’évolution de la structure et de l’organigramme de l’entreprise,…

Vous trouverez ici un tableau reprenant ces différentes étapes et les visions stratégiques qu’elles impliquent.

Types de décisions

On peut distinguer 3 types de décisions prises au sein d’une entreprise :

1.   Les décisions stratégiques :

Ce sont de « grandes » décisions, prises par le plus haut niveau hiérarchique c'est-à-dire la direction générale et qui orientent la vie future de l’entreprise.

Les décisions stratégiques sont donc les applications d’une vision à long terme.

Ces décisions sont uniques, occasionnelles.

 Exemples :

• rachat / fusion avec une entreprise
• Lancement d’un nouveau produit
• Restructuration
• Introduction en Bourse

2.   Les décisions tactiques :

Ce sont des décisions intermédiaires qui déterminent les actions et les moyens nécessaires pour rencontrer une décision stratégique.

Ces décisions sont prises par les encadrements supérieurs, c'est-à-dire les directeurs des différentes fonctions.

Les décisions tactiques sont donc les applications d’une vision à moyen terme.

Ces décisions sont peu fréquentes, peu prévisibles

Exemples :

• Mise en place d’une nouvelle organisation du travail dans une usine
• Installation d’une nouvelle ligne de production
• Détermination d’un portefeuille de valeurs mobilières pour le placement des excédents de trésorerie

3.   Les décisions opérationnelles :

Ce sont des mesures concrètes destinées à exécuter au mieux une décision stratégique et tactique.  Il s’agit d’exploiter le potentiel de l’entreprise.

Les décisions opérationnelles sont donc les applications d’une vision à court terme.

Les décisions sont prises par les exécutants.  Il s’agit de décisions de routine ou d’exécution.

Ce sont des décisions courantes, fréquentes, très prévisibles, sans problèmes majeurs

 Exemples :

• Arrêt d’une machine pour entretien
• Affectation d’un salarié à une équipe de travail
• Organisation d’une réunion de contrôle et de suivi d’activité.
• Achat de fourniture de bureau

Vous trouverez un tableau récapitulatif des types de décisions ici

Exercice résolu

Vous êtes marchand de journaux indépendant. Chaque jour, vous devez commander à une maison d’édition (votre fournisseur) une certaine quantité d’exemplaires que vous souhaitez vendre le surlendemain.

Combien d’exemplaires décidez-vous de commander aujourd’hui sachant qu’ils porteront sur les événements qui se produiront demain et qu’ils seront vendus après-demain ?

Hypothèses de travail : 

1.  Conditions du marché :

• prix de revient du journal : 0,25 €
• prix de vente du journal : 0,50 €
• les invendus ne sont pas repris

 2.  Trois facteurs sont susceptibles d’influencer le nombre de journaux vendus

• A : un événement politique important (par exemple, la démission du gouvernement)
• B : un événement sportif retentissant (par exemple, la victoire de notre équipe nationale dans une compétition d’envergure mondiale)
• C : l’absence de tout événement exceptionnel

 3.  La réalisation simultanée de A et B est impossible.

 4.  L’expérience vous permet d’estimer le nombre d’exemplaires vendus dans chacune des 3 éventualités

5.  Vous ne pouvez commander à votre fournisseur que 200, 400 ou 600 exemplaires.

Travail à réaliser :

Complétez le tableau ci-dessous qui présente le résultat réalisé, en cas de survenance séparée de chacune des 3 éventualités proposées dans les hypothèses de travail et répondez aux questions suivantes :

1. Précisez le(s) risque(s) que vous courez.
2. Quel est le problème auquel vous êtes confronté ?
3. Quels sont les facteurs qui vont déterminer votre décision quant au nombre d’exemplaires à commander ?
4. Quelle (s) décision (s) offre (nt) le gain maximum ?
5. Quelle (s) décision (s) offre (nt) le gain minimum ?
6. Quelle (s) éventualité (s) présente (nt) le plus de risques ? Pourquoi ?
7. Quelle sera la décision prise par le marchand « timoré » ? Pourquoi ?

Résolution de l'exercice sous forme de vidéo :

Synthèse

La fonction administrative et de direction est celle qui est chargée de dresser le programme général d’action de l’entreprise, de coordonner les efforts et d’harmoniser les actes.

Administrer, c’est :

• prévoir, c’est évaluer l’avenir et le préparer
• organiser, c’est mettre en place les moyens humains, matériels, financiers en fonction des objectifs poursuivis
• commander, c’est faire exécuter les décisions
• coordonner, harmoniser les décisions, créer des liens
• contrôler, c’est vérifier l’application des ordres donnés

Un dirigeant d’entreprise doit avoir une vision stratégique à

• court terme, c'est-à-dire dans l’année
• moyen terme, c'est-à-dire de 1 à 5 ans
• long terme, c'est-à-dire de 5 à 20 ans

Ces visons stratégiques doivent porter sur les sujets clés de l’entreprise à savoir : le domaine financier, les produits, les marchés et l’organisation.

Un dirigeant d’entreprise est amener à prendre différentes types de décisions :

• les décisions stratégiques
• les décisions tactiques
• les décisions opérationnelles