Avant de fabriquer un produit, l’entreprise a besoin de s’ouvrir sur ses marchés situés en amont (les marchés sur lesquels l’entreprise achète ses marchandises et matières premières), autrement dit sur les fournisseurs, pour pouvoir acheter c’est-à-dire s’approvisionner.

  

3.1  Définition

L’approvisionnement a pour but de répondre aux besoins de l’entreprise en matière de produits ou de services nécessaires à son fonctionnement.  Il consiste à acheter, au bon moment et au meilleur prix, les quantités nécessaires de produits de qualité à des fournisseurs qui respecteront les délais.

Il comporte donc un élément achat et un élément gestion des stocks.

Cette fonction est d’autant plus importante pour la compétitivité de l’entreprise que le rapport qualité-coût des approvisionnements aura une incidence sur le rapport qualité-coût de la production.

La valeur des achats représente de 30 à 85 % du chiffre d’affaires des entreprises selon leur secteur d’activité.

Une bonne politique d’achat peut donc permettre à une entreprise de réduire de manière significative ses coûts de production et d’améliorer en conséquence sa marge commerciale.

Bien acheter permet à l’entreprise d’accroître sa rentabilité.

 

3.2 Les objectifs de l’approvisionnement

L’approvisionnement a deux grands objectifs :

• des objectifs de coûts : réduire les coûts d’achat et les coûts de stockage.  Les moyens utilisés par le service achat sont variés : pression sur les fournisseurs pour obtenir les meilleurs prix et des délais de paiement importants, l’achat en grande quantité mais une gestion très fine des stocks : ne pas avoir trop sans manquer, car une rupture de stock est souvent préjudiciable.
• des objectifs de qualité : privilégier la qualité de l’approvisionnement, c’est réduite les malfaçons, les déchets et donc améliorer la qualité finale des produits.

 

Approvisionner une entreprise en matières et produits intermédiaires consiste à répondre à quatre questions :

1)    Quels produits faut-il commander ?

Cela suppose une bonne connaissance des besoins de la production pour une entreprise (besoins en matières premières, matières consommables, fournitures…) et de ses clients pour un distributeur.

 2)   A quel producteur faut-il commander ?

Il s’agit de se procurer des informations sur les différents fournisseurs qui peuvent satisfaire les besoins de l’entreprise et d’opérer une sélection en fonction de certains critères.

 3)   A quel prix ?

4)    Selon quelles conditions ?

Ce sont les conditions de vente que l’acheteur négocie.

  

Le choix des fournisseurs s’effectue selon plusieurs critères parmi lesquels:

• le prix.
• la qualité (respect du cahier des charges fixant les exigences techniques)
• les délais de livraison et leur respect.
• le service après-vente (maintenance des biens de production : machines, ordinateurs…)
• les facilités de paiement.
• la sécurité (régularité et sûreté des approvisionnements)
• la garantie.
• la localisation.

  

La sélection des fournisseurs se fait au moyen :

• des appels d’offre effectués par voie de presse ou par circulaire.
• de la négociation directe : mise en concurrence des fournisseurs habituels et négociation des conditions.
• des centrales d’achat qui sont chargées de trouver les fournisseurs et de négocier les conditions de vente pour les entreprises de distribution.

  

Les réponses des fournisseurs se font souvent en deux temps : par téléphone ou en face à face avec l’acheteur pour négocier et mettre en place les accords dans un premier temps, mais il est nécessaire de confirmer par écrit pour que les clauses du contrat soient officialisées.

 

Pour un service, le fournisseur peut notamment établir un devis qui est une description précise des travaux à effectuer accompagnée d’une estimation de prix.